Битрикс24 и 1С для оптовой торговли инструментом: заказы, счета и оплаты

Как внедрили коробочный Битрикс24 для оптово-розничной торговли инструментом и связали CRM с 1С:Управление торговлей: каталог и контрагенты из 1С, заказы и счета из сделки, оплаты обратно в CRM.

У компании, которая продаёт инструмент оптом и в рознице, клиенты приходят с разных сторон: заказы из корзины сайта, звонки, письма, покупатели в магазине. Сами продажи живут в двух системах: менеджер договаривается с клиентом, а счёт, оплата и отгрузка оформляются в 1С. Задача проекта — собрать продажи в одной CRM и убрать ручной перенос данных между Битрикс24 и учётной системой.

О заказчике

Заказчик торгует профессиональным инструментом и расходными материалами. Основная выручка — оптовые продажи компаниям: несколько менеджеров ведут свои товарные направления, выставляют счета и сопровождают отгрузку, в том числе частичную и через транспортные компании. Параллельно работает розничный магазин и интернет-магазин на сайте. Учёт товаров, остатков, счетов и оплат исторически ведётся в 1С:Управление торговлей, а клиентская база до проекта хранилась в таблицах у менеджеров.

Задача: продажи в CRM, учёт — в 1С, без ручного переноса

На старте проекта заказчик описал знакомые для торговой компании проблемы: заявки с сайта приходили на общую почту и разбирались вручную, переписка и звонки шли с личных телефонов, а руководитель не видел, на каком этапе находится каждый заказ и оплачен ли счёт. Мы зафиксировали требования в техническом решении и разделили внедрение на этапы.

Отдельное условие — коробочная версия. Компания уже приобрела лицензию Битрикс24 и хотела держать CRM на своём сервере, рядом с учётной системой. Это повлияло и на интеграцию: стандартный модуль обмена в используемой конфигурации 1С не умеет передавать счета, поэтому часть обмена пришлось доработать.

Что сделали

1. Развернули коробочный Битрикс24 и выстроили воронки продаж

Портал работает на собственном сервере заказчика под его доменом. В CRM настроены отдельные направления сделок: «Оптовые продажи» для работы с компаниями, «Розничный магазин» с упрощёнными этапами и направление для работы с подрядчиками и поставщиками.

Оптовая воронка повторяет реальный путь заказа — от заявки до доставки:

1. Новая заявка → Квалификация → Взят в работу. Менеджер определяет тип клиента, потребность, объём и срочность, уточняет наличие и подбирает аналоги.
2. КП / Согласование → Согласование условий договора. Нестандартные условия оплаты — отсрочку или частичную предоплату — согласует руководитель.
3. Счёт выставлен → Частичная оплата → Счёт оплачен. Этапы, на которых сделка связана с документами и оплатами в 1С.
4. Сборка и комплектация → Отгружен / В транспортную → Доставлен. Склад собирает заказ, при неполном наличии возможна частичная отгрузка.
5. Провалы: «нет ответа» и «отказ» с фиксацией причины.

В карточке сделки собраны поля, которые нужны оптовому менеджеру: товарное направление (металлорежущий, деревообрабатывающий, слесарный инструмент, абразив), условия оплаты, плановый срок отгрузки, тип доставки и транспортная компания, процент и сумма предоплаты, признак допоставки и причина провала.

2. Подключили заказы и обращения с сайта

Раньше заказы из корзины интернет-магазина и сообщения из формы обратной связи приходили на общую почту, и менеджеры разбирали их на следующий рабочий день. Теперь каждый заказ с сайта автоматически создаёт сделку в оптовой воронке на этапе «Новая заявка» — с номером заказа, суммой, контактом покупателя и источником «Веб-сайт». Обращения из формы обратной связи тоже попадают в CRM отдельными сделками.

С момента подключения через CRM прошло больше тысячи заказов и обращений с сайта — ни одно из них больше не зависит от того, кто и когда проверит почтовый ящик.

3. Связали Битрикс24 с 1С:Управление торговлей

Основа проекта — обмен между CRM и учётной системой. Мы подключили 1С:УТ к коробочному Битрикс24 и настроили синхронизацию справочников, которые менеджеру нужны каждый день:

• Номенклатура. Каталог товаров CRM заполняется из 1С: разделы по брендам и товарным группам, наименования, артикулы, единицы измерения, оптовые и розничные цены, доступный остаток. В каталоге — более 42 тысяч позиций, и менеджеру не нужно открывать 1С, чтобы подобрать товар в сделку.
• Контрагенты. Компании с реквизитами переходят из 1С в CRM. В CRM уже более 14 тысяч компаний — менеджер находит клиента с реквизитами, а не заводит его заново.

4. Доработали обмен: заказ и счёт в 1С прямо из сделки

Самая важная для заказчика часть — документы. Стандартный модуль обмена в конфигурации 1С заказчика не передаёт счета, поэтому мы дописали обмен скриптом и связали его с этапами воронки.

1. Менеджер переводит сделку на этап выставления счёта. Робот «Разрешить в 1С» отмечает сделку к выгрузке.
2. В 1С автоматически создаётся заказ клиента с товарами из сделки, а на его основании — счёт на оплату. Номер документа 1С возвращается в карточку сделки.
3. Бухгалтер проводит поступление денег в 1С как обычно, ничего не дублируя в CRM.
4. В сделку возвращаются фактическая сумма и процент оплаты из 1С. По ним сделка переходит на этап «Частичная оплата» или «Счёт оплачен», а менеджер получает уведомление.

Все документы 1С, связанные со сделкой, видны в её ленте: заказ клиента с позициями, счёт на оплату и поступление денежных средств. Менеджеру не нужно запрашивать у бухгалтерии, пришли ли деньги, — статус оплаты он видит в CRM.

5. Автоматизировали этапы роботами

Чтобы сделки не «зависали» между менеджером, руководителем, бухгалтерией и складом, на этапы оптовой воронки поставлены роботы:

• Согласование условий — задача руководителю на согласование нестандартной оплаты.
• Счёт выставлен — выгрузка в 1С и напоминание менеджеру, если клиент три дня не реагирует на счёт.
• Частичная оплата и Счёт оплачен — обновление данных сделки и уведомление ответственному о поступлении денег.
• Сборка и комплектация — задача на сборку заказа.
• Отгружен / В транспортную — уведомление менеджеру об отгрузке.

6. Подключили мессенджер к открытым линиям

Переписка с клиентами не должна оставаться в личных телефонах менеджеров. К открытым линиям Битрикс24 подключён мессенджер MAX: сообщения клиентов попадают в общую очередь, а диалог сохраняется в CRM вместе с историей клиента. Источник обращений из мессенджера выделен отдельно, чтобы видеть его в отчётах.

Результат