Битрикс24 для транспортной компании: рейсы, перевозчики и автопарк

Одна сделка — один рейс. Как собрали в коробочном Битрикс24 систему для транспортной компании: заказчики, перевозки, выбор перевозчиков, автопарк, водители, документы и расчёты.

В грузоперевозках недостаточно хранить заявку и телефон клиента. По каждому рейсу нужно знать маршрут и даты, параметры груза, исполнителя, машину, прицеп и водителя. После перевозки остаются документы, расчёты с перевозчиком и оплата заказчика. Мы объединили эти участки работы в связанной системе Битрикс24.

О заказчике

Транспортная компания организует грузовые перевозки, работает с собственным транспортом и привлечёнными перевозчиками. В одном заказе сходятся интересы клиента, логиста, водителя и исполнителя перевозки. Поэтому системе нужны и понятная карточка рейса, и отдельные реестры ресурсов, из которых логист выбирает нужные данные.

Задача: учёт всей перевозки в одном рабочем пространстве

В основе решения — связь клиент → сделка-рейс → выбор перевозчика → перевозчик, машина, прицеп и водитель. Сделка является центральной карточкой рейса: к ней относится исполнение, подбор ресурсов, документооборот и финансовое сопровождение.

Что сделали

1. Сделали сделку карточкой рейса и добавили выбор перевозчиков

В воронке «Перевозки» одна сделка соответствует одному рейсу. В ней ведутся учётные данные заказа: откуда и куда нужно перевезти груз, когда запланированы погрузка и выгрузка, что перевозится, какой вес и объём груза, какие нужны габариты, кузов, способ погрузки и температурный режим. Здесь же сохраняются заказчик, получатель, условия и суммы перевозки.

Карточка проходит этапы от новой заявки, расчёта и согласования до поиска перевозчика, планирования, движения, разгрузки и документооборота. Менеджер видит состояние всего рейса в контексте одной сделки.

Во вкладке «Выбор перевозчика» можно создать или прикрепить несколько элементов подбора. Это позволяет вести работу с разными перевозчиками по одному заказу и видеть стадию каждого: поиск, договор, подписание, работа или контроль документов и оплаты. Статус конкретного перевозчика не теряется внутри общей стадии сделки.

2. Связали карточку подбора с перевозчиком, машиной и водителем

Карточка выбора перевозчика содержит параметры груза, в том числе вес и объём, и ссылки на исполнителя, автомобиль и водителя. Эти сведения выбираются из других сущностей системы — логист использует уже заведённые записи реестров, а не создаёт каждый раз новый текстовый набор данных.

В карточке есть привязка к сделке-рейсу, сведения о получении транспортных документов и расчётах с перевозчиком. Работа с исполнителем проходит собственные стадии: «Поиск перевозчика», «Договор/заявка», «Подписание договора/заявки», «В работе», «Контроль оплаты/документы» и завершение.

Так в одном месте соединяются коммерческий заказ и конкретный вариант исполнения. У выбранного перевозчика можно использовать нужную машину, прицеп и водителя, сохраняя связь с исходным рейсом.

3. Собрали рабочее место «Данные по перевозкам»

Для повседневной работы организовано цифровое рабочее место с разделами «Перевозчик», «Машины», «Водитель» и «Наш транспорт». Это общая точка входа в справочные и учётные данные транспортной компании.

Каждый тип сведений хранится в своей карточке, но используется совместно с остальными. Логист может вести реестр перевозчиков, учитывать автопарк, хранить данные водителей и контролировать собственный транспорт. При оформлении нового рейса эти записи становятся источником данных для сделки и подбора исполнителя.

4. Настроили реестр перевозчиков

Карточка перевозчика связана с компанией в CRM. В ней предусмотрены номер и дата договора, скан документа, а также переходы к машинам, сделкам и элементам выбора перевозчика.

Реестр отделяет постоянные сведения об исполнителе от работы по отдельной перевозке. Договорные данные хранятся в карточке перевозчика, а стадия подбора или выполнения конкретного заказа — в связанном элементе. Один перевозчик может использоваться в разных рейсах без повторного заведения основных данных.

5. Организовали учёт машин и прицепов

Для автопарка создан реестр машин. Карточка содержит марку и модель, государственный номер, документы на автомобиль и поле прицепа. Эти данные используются при выборе состава транспорта для перевозки.

Машина не остаётся отдельной строкой в комментарии: она участвует в связях с перевозчиком, подбором исполнителя и сделкой-рейсом. Прицеп учитывается вместе с автомобилем и выбранным составом перевозки. Это позволяет восстановить, каким транспортом выполнялся конкретный заказ.

6. Создали реестр водителей и связали его с перевозками

В карточке водителя предусмотрены связь с контактом, паспортные данные, водительское удостоверение, файлы документов и перевозчик. Доступ к таким сведениям определяется правами пользователей.

Логист выбирает водителя из реестра и использует его вместе с машиной и прицепом при назначении исполнителя. Заказчик, сделка-рейс, перевозчик, автомобиль, прицеп и водитель сохраняют общий контекст перевозки. При подготовке документов можно обращаться к связанным карточкам вместо повторного ручного ввода данных.

7. Выделили учёт собственного транспорта

Раздел «Наш транспорт» дополняет реестр машин операционным учётом. Для транспортного средства предусмотрены марка и модель, государственный номер, вид работ «Ремонт» или «ТО» и статус использования — например, в рейсе, на ремонте или в простое.

Это помогает разделять сведения об автомобиле и его текущее состояние. В общей системе учитываются как привлечённые ресурсы перевозчиков, так и собственный транспорт компании.

8. Добавили суммы, расчёты и учёт операций

В проекте настроили финансовые данные перевозки: сумму по заказу, оплату перевозчику и сопровождение расчётов. Они относятся к конкретной сделке-рейсу, поэтому коммерческие условия можно рассматривать вместе с выбранным исполнителем и ходом перевозки.

Для приходов и расходов организован отдельный процесс. В операции указываются тип, сумма, статья, дата и юридическое лицо; предусмотрены связи со сделкой, транспортом и водителем. После проверки и подтверждения данных используется бизнес-процесс расчёта прибыли.

В документообороте ведутся срок и дата оплаты, а задача контроля привязывается к сроку расчёта.

9. Настроили актуализацию данных и документы по рейсу

Бизнес-процессы получают данные связанных сущностей — перевозчика, машины, водителя и подбора исполнителя — и передают их в поля сделки для подготовки документов. При добавлении и изменении записей предусмотрена актуализация сведений.

Подготовлены шаблоны договоров и заявок для клиента и перевозчика с учётом собственного транспорта и экспедирования. Связи позволяют заполнять документы данными конкретного заказа и назначенного состава исполнения.

Документооборот и дебиторка вынесены в связанный процесс: ожидание транспортных документов, отправка оригиналов, получение клиентом и контроль оплаты. Для отправки оригиналов подключены Почта России и СДЭК с получением трек-номеров и статусов.

10. Подключили ATI.SU, телефонию и мессенджеры

В общую систему работы с перевозками вошла интеграция с ATI.SU. Данные заявки — заказчик, маршрут, груз, дата погрузки и требования к транспорту — относятся к контексту конкретной перевозки в CRM.

Телефония, почта, Telegram и WhatsApp включены в работу с клиентами и исполнителями. Для оперативного контроля настроены ежедневные Telegram-отчёты по заявкам, звонкам и активности.

Также настроена повторная работа с клиентской базой: после завершения перевозки заказчик остаётся в процессе дальнейших контактов, а новый интерес возвращается в воронку перевозок.

Результат